Aftrekbaarheid van BTW op facturen - een uitgebreide handleiding

02 maart 2023

Als ondernemer is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels rondom de aftrekbaarheid van BTW op facturen. Dit zorgt ervoor dat u op de juiste manier omgaat met uw financiën en voorkomt onnodige fouten en boetes. In deze handleiding gaan we dieper in op deze regels en geven we u concrete stappen om de BTW op uw facturen correct te berekenen en aftrekken.

Wat is het doel van aftrekbaarheid van BTW op facturen?

Het doel van de regels rondom de aftrekbaarheid van BTW op facturen is om te voorkomen dat ondernemers BTW dubbel betalen. Als u producten of diensten aankoopt voor uw bedrijf, mag u de BTW die u betaalt op deze facturen aftrekken van de BTW die u zelf aan de Belastingdienst moet betalen. Hierdoor betaalt u alleen de netto BTW en voorkomt u dat u dubbel belast wordt.

Wanneer is BTW aftrekbaar op facturen?

BTW is alleen aftrekbaar op facturen als deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting en zijn onder andere:

De factuur moet zijn uitgereikt door een ondernemer die BTW-plichtig is.
De factuur moet betrekking hebben op producten of diensten die u voor uw bedrijf heeft aangekocht.
De factuur moet voldoen aan de formaliteiten, zoals een uniek factuurnummer en de vermelding van de BTW-bedragen.

Hoe bereken ik het BTW-bedrag op mijn facturen?

Om het BTW-bedrag op uw facturen te berekenen, moet u eerst weten welke tarieven van toepassing zijn. In Nederland gelden twee verschillende tarieven: het hoge tarief van 21% en het lage tarief van 9%. Het juiste tarief hangt af van de producten of diensten die op de factuur staan vermeld.

U bereken het BTW-bedrag door het juiste tarief te vermenigvuldigen met het bedrag exclusief BTW. Het resultaat is het totale BTW-bedrag op de factuur.

Hoe rond ik het BTW-bedrag op mijn facturen af?

Het is verplicht om het BTW-bedrag op facturen af te ronden op hele centen. Dit kan naar boven of naar beneden afgerond worden, afhankelijk van de afrondingsregels die door de Belastingdienst zijn vastgesteld.

Er zijn twee methoden om het BTW-bedrag af te ronden: de afrondingsregels voor afnemers en de afrondingsregels voor verkopers.

Afrondingsregels voor afnemers

Als afnemer mag u het BTW-bedrag op uw facturen afronden naar boven of naar beneden, mits u hierbij de volgende regels aanhoudt:

Rond af naar boven als het bedrag tussen de 0,5 en 0,99 cent ligt.
Rond af naar beneden als het bedrag tussen de 0,01 en 0,49 cent ligt.

Afrondingsregels voor verkopers

Als verkoper moet u zich aan de volgende afrondingsregels houden:

Rond af naar boven als het bedrag tussen de 0,5 en 0,99 cent ligt.
Rond af naar beneden als het bedrag tussen de 0,01 en 0,49 cent ligt.

Conclusie

Als ondernemer is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels rondom de aftrekbaarheid van BTW op facturen. Door deze regels correct toe te passen, voorkomt u onnodige fouten en boetes. Houd deze handleiding als naslagwerk bij de hand en zorg ervoor dat u altijd op de juiste manier omgaat met uw BTW-administratie.